System do archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów firmowych bez szukania terminów

Jeden rejestr papierowych i elektronicznych dokumentów firmy. Okres przechowywania liczony z przepisów, przypomnienia o brakowaniu, protokół gotowy do podpisu i ścieżka audytu każdej operacji.

Sprawdź na swoich dokumentach

Pudła archiwalne z etykietami i kodami na regale, jedno otwarte z segregowanymi dokumentami

Rejestr i terminarz brakowania

Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.

Dodaj do rejestru

Rodzaj dokumentu

Data dokumentu

Pozycji w rejestrze: 0
Do brakowania w ciągu 12 miesięcy: 0

Rok obrotowy firmy

równy kalendarzowemu inny niż kalendarzowy

Jak liczymy okres
Dokument	Podstawa prawna	Przechowuj do	Status

Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.

Podstawa prawna przy każdym terminie
Twoje dokumenty zostają Twoje: eksport całego rejestru w każdej chwili
Faktura VAT, rozliczenie miesięczne lub roczne

Na start w rejestrze są trzy dokumenty: faktura zakupu, lista płac i akta osobowe. Dodaj własne i zobacz, do kiedy je trzymać.

Terminy dla dokumentów, które firma naprawdę trzyma

Każdy rodzaj dokumentu ma w systemie regułę z podstawą prawną. Dodajesz dokument, a termin liczy się sam.

Regały z opisanymi pudłami archiwalnymi w firmowym archiwum

5 latDowody księgowe i faktury

8 latUmowy z kontrahentami

10/50lat dla akt osobowych, list płac i kart wynagrodzeń, zależnie od daty zatrudnienia

trwaleSprawozdania finansowe

Rodzaj dokumentu	Podstawa prawna	Jak liczymy okres
Dowody księgowe	art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości	5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym	5 lat
Faktury	art. 112 ustawy o VAT i art. 70 Ordynacji podatkowej	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku	5 lat
Akta osobowe	art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy	10 lat od końca roku ustania zatrudnienia albo 50 lat od zakończenia pracy, zależnie od daty zatrudnienia i raportu ZUS OSW	10 albo 50 lat
Listy płac i karty wynagrodzeń	przepisy o dokumentacji pracowniczej	10 albo 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia i raportu ZUS OSW	10 albo 50 lat
Dokumentacja BHP i wypadkowa	10 lat	przepisy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy	10 lat
Umowy z kontrahentami	art. 118 Kodeksu cywilnego i art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości	8 lat od końca roku, w którym roszczenie stało się wymagalne: 3 lata do przedawnienia i 5 lat po nim	8 lat
Sprawozdania finansowe	przechowywane trwale	art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości	trwale

Zobacz pełną tabelę okresów przechowywania dokumentów

Archiwizacja dokumentów firmy, która sama pilnuje terminów

Termin w chwili dodania

Wybierasz rodzaj dokumentu i datę. System liczy okres przechowywania z przepisu, pokazuje podstawę prawną i wpisuje datę końca do rejestru. Nikt nie musi pamiętać, czy pięć lat liczy się od wystawienia faktury, czy od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

RejestrDodaj do rejestru

Faktura sprzedaży lub zakupu
art. 112 ustawy o VAT, art. 86 i art. 70 Ordynacji podatkowej 31.12.2031W okresie przechowywania

Umowa z kontrahentem
art. 118 Kodeksu cywilnego i art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości 31.12.2026Brakowanie w ciągu 12 miesięcy

Sprawozdanie finansowe
art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości Przechowywać trwale

Wydrukowany protokół brakowania dokumentacji na biurku obok pudła archiwalnego

Brakowanie bez przeglądania pudeł

Terminarz pokazuje dokumenty, którym kończy się okres w ciągu 30, 90 i 365 dni. Spis i protokół brakowania generujesz jednym kliknięciem, gotowe do podpisu komisji. Więcej o tym na stronie brakowanie dokumentacji.

Kontrola bez stresu dzięki ścieżce audytu

Każde dodanie, zmiana, wypożyczenie, wydanie i zniszczenie dokumentu zapisuje się z osobą i godziną. Wpisów nie da się edytować. Kontrolerowi pokazujesz rejestr i historię zamiast tłumaczyć, gdzie co leży.

Archiwizowanie dokumentów w czterech krokach

14.03.2025

Dodaj albo zaimportuj.

Wpisujesz dokumenty ręcznie, wgrywasz skany albo przenosisz obecny spis z pliku Excel lub CSV.
Przechowuj do 31.12.2030W okresie przechowywania

System liczy okres.

Każdy dokument dostaje datę końca przechowywania z podstawą prawną albo z reguły własnej firmy.
30, 90 i 365 dni wcześniejBrakowanie w ciągu 12 miesięcy

Terminarz przypomina.

Mail przychodzi, zanim dokumentowi skończy się okres, a lista na najbliższy rok jest zawsze pod ręką.
01.01.2031Do brakowania

Protokół i brakowanie.

Generujesz spis i protokół brakowania, komisja podpisuje, a rejestr zapisuje zniszczenie w ścieżce audytu.

Zobacz, jak wygląda archiwizowanie dokumentów krok po kroku

Z segregatora do rejestru z terminami

Tak wygląda ten sam zestaw dokumentów przed dodaniem do systemu i po nim.

Segregator przed

Rejestr po

Opis na grzbiecieGdzie leżyDo kiedy trzymać

DokumentLokalizacjaPrzechowuj doStatus

Faktury 2024szafa w księgowościnie wiadomo

Faktury zakupu 2024szafa K1, półka 331.12.2030W okresie przechowywania

Listy płac 2025pokój kadrnie wiadomo

Listy płac 2025, zatrudnienie od 2020 do 31.12.2025kadry, segregator 1231.12.2035W okresie przechowywania

Akta, pracownicy bylipiwnica, pudło bez numerunie wiadomo

Akta osobowe, zatrudnienie od 2015 do 30.06.2024, bez ZUS OSWpudło A-07, magazyn30.06.2074W okresie przechowywania

Umowy najmusekretariatnie wiadomo

Umowa najmu zakończona w 2017 rokusekretariat, segregator 431.12.2025Do brakowania

Terminy w tabeli policzyło demo według swoich reguł. Wpisz w nim własne dokumenty i sprawdź wynik dla swojej firmy.

Archiwizacja dokumentów firmy w języku zarządu

Dla dyrektora finansowego i właściciela archiwum to nie półka z segregatorami, tylko ryzyko, czas i koszt. Tak Archiwizacje zmienia każdą z tych pozycji.

Ryzyko

Brak dokumentu przy kontroli podatkowej to zakwestionowany koszt albo odliczenie VAT. Brak akt przy sprawie o świadczenia to słaba pozycja pracodawcy. Dane osobowe trzymane po terminie naruszają zasadę ograniczenia przechowywania z RODO. Rejestr z terminami usuwa wszystkie trzy przyczyny.

Czas

Dokument znajdujesz w kilka sekund po nazwie, kontrahencie, pracowniku albo treści skanu. Plan brakowania na cały rok masz od ręki, bez przeglądania półek.

Pieniądze

Brakowanie na czas zwalnia miejsce w archiwum i u zewnętrznego przechowawcy, któremu firma płaci co miesiąc za każde pudło.

Kontrola

Ścieżka audytu pokazuje, kto dodał, zmienił, wypożyczył, wydał i zniszczył dokument. Protokół brakowania jest gotowy do podpisu, a eksport historii przekazujesz audytorowi.

Jak chronimy dane i dokumenty firmy

Program do archiwizacji dokumentów, arkusz czy magazyn akt

	Archiwizacje	Arkusz Excel i foldery	Zewnętrzny magazyn akt
Okres przechowywania z podstawą prawną	liczony automatycznie przy każdym dokumencie	wpisywany ręcznie, jeśli ktoś pamięta	nie, magazyn przechowuje pudła
Przypomnienia o brakowaniu	mailem, 30, 90 i 365 dni wcześniej	brak	zwykle na zlecenie klienta
Protokół brakowania	generowany do PDF	pisany ręcznie	przygotowuje firma
Ścieżka audytu	każda operacja, bez edycji	brak	wydania i zwroty pudeł
Dokumenty papierowe i skany w jednym miejscu	tak	osobno	tylko papier
Wyszukiwanie w treści skanów	tak, w planie Firma i wyższych	nie	nie
Koszt	abonament od 349 zł netto miesięcznie	czas pracowników	opłata za pudło i za każde wydanie

Archiwizacje nie przechowuje papieru. Jeśli trzymasz pudła w magazynie zewnętrznym, rejestr zapisuje ich lokalizację i terminy, więc wiesz, co zamówić do zniszczenia. Porównaj program w chmurze z arkuszem

Archiwizacja dokumentów według rodzaju dokumentu i branży

Ten sam rejestr, a przy każdym rodzaju dokumentu inny przepis i inny początek terminu. Wybierz to, co trzymasz w szafach, i zobacz, jak liczymy okres przechowywania.

Rodzaje dokumentów

Archiwizacja faktur
Faktury papierowe, elektroniczne i spoza KSeF z terminem przedawnienia podatku.
Archiwizacja dokumentów kadrowych
Listy płac, ewidencja czasu pracy i deklaracje z terminem 5, 10 albo 50 lat.
Archiwizacja dokumentów papierowych
Segregatory i pudła z lokalizacją na regale i datą zniszczenia.
Ewidencja dokumentów w firmie
Rejestr dokumentów z miejscem przechowywania i terminem przy każdej pozycji.
Przechowywanie dokumentacji powypadkowej
Protokoły wypadków i dokumentacja BHP z terminem 10 albo 40 lat.
Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych
Dokumenty dotacji gotowe na kontrolę i chronione przed zbyt wczesnym zniszczeniem.

Branże i zawody

Archiwizacja dokumentów w biurze rachunkowym
Segregatory klientów biura, wydania dokumentów i brakowanie za zgodą klienta.
Archiwizacja dokumentów w kancelarii adwokackiej
Akta zakończonych spraw z terminem 10 lat i informacją, u kogo jest teczka.
Archiwizacja dokumentacji medycznej
Karty pacjentów w przychodni i gabinecie z terminem 20 albo 30 lat.
Niszczenie dokumentacji medycznej
Lista kart po terminie i protokół zniszczenia na kontrolę.
Przechowywanie dokumentacji budowlanej
Teczki obiektu u inwestora, wykonawcy i zarządcy, z kosztem przechowania.
Archiwizacja dokumentów wspólnoty mieszkaniowej
Spis dokumentów wspólnot dla zarządcy nieruchomości i protokół przekazania.

Kalkulatory i dokumentacja pracownicza

Kalkulator przechowywania akt osobowych
Data zniszczenia teczki dla każdego pracownika, 10 albo 50 lat.
Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Treść informacji przy świadectwie pracy z datą wyliczoną dla pracownika.
Archiwizacja dokumentacji technicznej
Dokumentacja maszyn i wyrobów CE przez 10 lat od ostatniej sztuki.

Archiwizacja dokumentów, cennik abonamentu

Ceny w złotych netto. Płacisz miesięcznie albo rocznie. Przy płatności rocznej cena jest o połowę niższa, oszczędzasz 50%.

Start

174 złnetto miesięcznie przy płatności rocznej

Mała firma z jednym archiwum.

do 10 000 dokumentów w rejestrze

5 kont

25 GB na skany

Załóż konto

Firma

Pełny zestaw dla jednej firmy

395 złnetto miesięcznie przy płatności rocznej

Firma z działem księgowości i kadr.

do 100 000 dokumentów w rejestrze

20 kont

250 GB na skany

Organizacja

945 złnetto miesięcznie przy płatności rocznej

Grupa spółek, kilka lokalizacji.

do 500 000 dokumentów w rejestrze

75 kont

1 TB na skany

Enterprise

1 745 złnetto miesięcznie przy płatności rocznej

Duże organizacje i wymagania działu IT.

do 1 500 000 dokumentów w rejestrze

dedykowana instancja i SLA

3 TB na skany

Porównaj wszystkie funkcje planów w cenniku

Archiwizacja dokumentów, najczęstsze pytania

Wszystkie pytania o zasady archiwizacji dokumentów

Czy Archiwizacje zastępuje magazyn akt?

Nie zastępuje fizycznego magazynu, tylko porządkuje to, co w nim leży. Rejestr zapisuje lokalizację każdego dokumentu: półkę w biurze, pudło albo magazyn zewnętrzny, a do tego termin przechowywania. Wiesz, co gdzie jest i które pudła można zamówić do zniszczenia.

Czy przechowujecie dokumenty papierowe?

Nie. Papier zostaje u Ciebie albo u Twojego przechowawcy. W systemie prowadzisz rejestr papieru i trzymasz skany oraz dokumenty elektroniczne w jednym miejscu.

Skąd biorą się terminy przechowywania?

Z biblioteki reguł. Każda reguła ma podstawę prawną, na przykład art. 74 ustawy o rachunkowości, art. 86 Ordynacji podatkowej albo art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, oraz sposób liczenia okresu. Najechanie na termin w rejestrze pokazuje przepis.

Czy mogę dodać własne reguły i własny JRWA?

Tak. W planie Firma i wyższych ustawiasz reguły firmy i własny jednolity rzeczowy wykaz akt z kategoriami A, B5, B10, B50 i BE. Zmiana reguły przelicza terminy w całym rejestrze.

Co z RODO i umową powierzenia?

Zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, dane są szyfrowane w przesyle i w spoczynku, a dostęp ogranicza się uprawnieniami według działu. Szczegóły są na stronie RODO i bezpieczeństwo archiwizacji dokumentów.

Czy zaimportuję obecny spis z Excela?

Tak. Import z plików Excel i CSV jest w każdym planie. Dopasowujesz kolumny do pól rejestru, a system od razu liczy terminy dla zaimportowanych pozycji.

Co, jeśli zechcę odejść?

Eksportujesz cały rejestr, ścieżkę audytu i skany w każdej chwili. Dane są Twoje i nie trzymamy ich jako zakładnika.

Czy dostanę fakturę VAT?

Tak. Za każdy okres rozliczeniowy wystawiamy fakturę VAT. Plan odnawia się sam, a rezygnacja działa z końcem opłaconego okresu.

Czy jest logowanie przez SSO?

Tak, w planie Organizacja i Enterprise: SAML, Microsoft Entra ID i Google Workspace.

Jak liczycie dokumentację pracowniczą przechowywaną 50 lat?

Dla akt osobowych wpisujesz datę zatrudnienia, datę ustania stosunku pracy i zaznaczasz, czy firma złożyła raport informacyjny ZUS OSW. System wybiera okres 10 albo 50 lat według przepisów przejściowych z 2018 roku. Więcej o tym w artykule przechowywanie dokumentacji pracowniczej: 10 czy 50 lat.

Uporządkuj archiwum firmy w jedno popołudnie

Zaimportuj obecny spis, a system od razu policzy terminy i pokaże, co można zniszczyć w tym roku.

Zobacz cennik